Corona styrker internationale trends på kontormarkedet

Coronakrisen forstærker nogle af de internationale tendenser, som er på vej til Danmark, vurderer chefen for EDC Erhvervs internationale afdeling.

Efter coronakrisen kan danske arbejdspladser blive præget af flere hjemmearbejdsdage og af mere effektive kontorlokaler, som allerede er udbredte i flere lande. Det vurderer Helle Nielsen Ziersen, partner, director og chef for EDC International Poul Erik Bech.

"Under coronakrisen har mange arbejdet hjemmefra, og det viste sig at give nogle fordele. En del medarbejdere vil gerne arbejde hjemme et par dage om ugen. Det er effektivt, og de kan fx spare transport. I virksomheder med gode erfaringer kan hjemmearbejdsdage blive mere udbredte. Det kan give den enkelte virksomhed gevinster med free seating eller plug-and-play-løsninger, så der er færre skriveborde end ansatte."

Helle Nielsen Ziersen påpeger, at det kræver, at effektiviteten ved hjemmearbejde er intakt, og at medarbejderne kan arbejde uforstyrret derhjemme.

"Virksomhedskulturen vil dog blive påvirket, hvis hjemmearbejdsdage vinder indpas, og mange arbejdspladser lægger vægt på, at det sociale er i højsædet."

Hun pointerer desuden, at danske kontorer adskiller sig fra kontorer i en del andre lande:

"Vi er vant til at have eget skrivebord, og derfor har vi et ret stort kontorareal per medarbejder. Det kan vi se, når vi taler med internationale virksomheder, som vil etablere sig her, men under coronakrisen har mange virksomheder fundet ud af, at de kan klare sig med mindre kontorareal."

Med til at forstærke tendensen væk fra traditionerne med faste arbejdspladser og ét skrivebord per ansat er stigende brug af teams, hvor ansatte i en periode samarbejder om bestemte projekter.

Farvel til fast skrivebord

Helle Nielsen Ziersen forventer, at danske skriveborde med tiden vil krympe - som led i en international tendens og i takt med fortsat digitalisering, så flere opgaver udføres på skærmen, mens færre kræver papir og trykte rapporter.

"Hos os i Danmark er et skrivebord typisk på 160 cm som standard, men i nogle lande er det ofte mindre," konstaterer Helle Nielsen Ziersen.

JLL, EDC Erhvervs internationale samarbejdspartner og en af klodens allerstørste mæglere, peger i en ny rapport på, at virksomheder globalt set kan spare 10-15% af kontorarealet.

"Det kan vi se i udlandet, og det kan med tiden også præge danske kontorarbejdspladser, selv om vi danskere - mig selv inklusive - har vænnet os til en komfortzone med eget skrivebord. Mindre kontorarealer vil især være aktuelt, når virksomheder flytter, bl.a. fordi forskellige lovregler begrænser mulighederne for at reducere eksisterende arealer. Mange virksomheder regner i dag med lokaleomkostninger per kvadratmeter, men vi ser i stigende grad beregninger for costs per headcount, altså udgifter per ansat," påpeger Helle Nielsen Ziersen.

Hun tilføjer, at virksomhedernes arealbehov trods hjemmearbejdsdage kan forblive uændret, hvis myndighederne stiller krav om mindsteafstand mellem skriveborde - eller mellem ansatte - for at mindske risikoen for smitte.

"Men sundhedsmyndighedernes afstandskrav har bevisligt også givet et fald i antallet af influenzaramte, og et faldende sygefravær vil være positivt for virksomhedernes økonomi."

Digitale møder

Helle Nielsen Ziersen udpeger samtidig to tendenser, som coronakrisen har om ikke igangsat, så forstærket:

"Vi har i den grad lært at holde digitale møder, og det har givet en tidsgevinst. Både i sparet transport, og fordi der ganske enkelt er mindre smalltalk, når der fx er sat en halv time af. Selv om digitale møder ikke kan erstatte alle fysiske møder, så vil vi opleve mere Zoom, Skype, Webex og så videre. Jeg tror også, at vi i højere grad vil se, at folk arbejder forskudt, altså at nogle møder senere. Det hænger sammen med, at regeringen og sundhedsmyndighederne vil sprede myldretidstrafikken for at mindske smitterisikoen."

Kantinen har sejret

Helle Nielsen Ziersen fra EDC International Poul Erik Bech peger også på en tendens, som nok er udbredt i mange lande, men næppe vinder indpas på danske kontorer:

"I fx London og Sydeuropa er det normalt at gå ud at spise til frokost, og ofte er folk væk en hel time midt på dagen - så arbejder de tilsvarende længere. Det kommer vi nok ikke til at se i Danmark: Kantinen er kommet for at blive; den er en del af vores kultur, og den er med at til at skabe et godt arbejdsmiljø. Når vi ikke spiser ude, giver det nemlig kortere arbejdsdage og bedre work-life-balance end i mange andre lande."

Tendenser på kontormarkedet

  • Mere free seating og projektarbejde
  • Mindre kontorarealer eller større afstand (med lavere sygefravær)
  • Færre - og mindre - skriveborde
  • Normalt med 1-2 hjemmearbejdsdage om ugen
  • Flere digitale møder både internt og eksternt
  • Mere brug af forskudt arbejdstid
  • Kantiner fastholdes - gå-i-byen-frokost vinder ikke indpas

Fordele ved at arbejde hjemme:

  • Færre og kortere møder
  • Frihed, selvstædighed - disponering af egen tid
  • Arbejdsro og mere tid til fordybelse
  • Øget effektivitet
  • Fleksibilitet
  • Ingen transporttid - mindre trængsel, bedre for miljøet
  • Færre omkostninger for virksomheden
  • Bedre work-life-balance
  • Virksomheden har behov for færre m2 og fællesarealer som mødelokaler og kantine

Ulemper ved at arbejde hjemme:

  • Ensomt - mangel på sociale relationer
  • Mangel på faglige input. Man kan ikke lige spørge sidemanden.
  • Aldrig rigtigt fri, er på 'arbejdspladen' hele tiden.
  • Grænsen mellem fritid og arbejde udviskes
  • Flere overspringshandlinger
  • Ikke alle opgaver egner sig til at blive løst hjemmefra
  • Nogle er ikke gearet til hjemmearbejde, men har brug for faste rammer og er dermed mindre effektive

Sejlivet myte om, at medarbejderne ikke laver noget, når de arbejder hjemme